Membuat surat yang ditujukan secara masal dimana yang berubah dalam setiap suratnya ada beberapa bagian (misalnya : nama, alamat, instansi, dlsb). Apabila dibuat secara manual dengan teknik entah copy paste dari lembar satu ke lembar selanjutnya atau malah dibuat per-file tentu membosankan bukan?
nah, disini saya akan postingkan sebuah artikel tentang Mail Merge menggunakan Ms. Word dan Ms. Excell sebagai database-nya.
sebagai contoh, berikut kasus sederhana tentang penggunaan Mail Merge dalam surat menyurat :
Gambar 1. Contoh kasus kenapa menggunakan mail merge
Nah.. dalam contoh surat ini, bagian yang akan diupdate dalam setiap suratnya adalah Nama dan Jabatan.
Setelah kita tahu bagian mana saja yang akan berubah dalam setiap lembarnya nanti, maka langkah selanjutnya yang akan kita lakukan adalah membuat database dari bagian yang ingin kita isi nanti.
pertama, silahkan buka microsoft office excell. Pasti sudah tau caranya kan? :)
setelah lembar dokumen Microsoft Office Excell kita telah terbuka maka buatlah database dengan format seperti contoh ini :
Gambar 2. Membuat database surat menggunakan Microsoft Excell
Dalam contoh database yang telah kita buat tadi, sebenarnya untuk bagian no (maksudnya nomor) adalah tidak terpakai karena yang kita butuhkan adalah data untuk menyimpan Nama dan Jabatan.
Kalau sudah maka simpan dokumen Microsoft Office Excell tadi. terserah mau ditaruh dimana. Akan tetapi disarankan berada satu folder dengan surat kita (biar lebih enak ketika mencarinya saja)
Gambar 3. Menyimpan dokumen microsoft office excell sebagai database
Yap.. kalau sudah, maka mari kita buka lembaran surat tadi. Untuk memulai Mail Merge maka dapat memilih "Mailings -> Start Mail Merge -> Letters".
Gambar 4. Memulai Mail Merge
Langkah selanjutnya adalah memilih database yang akan kita gunakan pada surat kita. Caranya : klik "Select Recipients -> Use Existing List"
Gambar 5. Memilih Database
Selanjutnya akan muncul dialog 'Select Data Source'. Pilih Data Source / database yang telah kita buat tadi.
Gambar 6. Memilih database yang telah kita buat tadi
Akan muncul dialog 'Select Table'. Karena tadi database kita buat pada sheet1, maka kita pilih saja 'Sheet 1'.
Gambar 7. Select Table (Memilih Table)
Dengan demikian maka surat kita tadi telah terhubung dengan database yang telah kita buat tadi menggunakan microsoft office excell. Sekarang saatnya mengalamatkan Nama dengan table Nama, dan Jabatan dengan table Jabatan.
Caranya, blok teks "Nama" pada surat, selanjutnya pada tab Mailings, pilih "Insert Merge Field" dan pilih Table yang sesuai. (dalam kasus ini adalah table nama).
Gambar 8. Insert Merge Field
Apabila berhasil, maka teks "Nama" akan berubah menjadi <<nama>>.
Gambar 9. Tampilan apabila Insert Merge Field berhasil dilakukan.
Lakukan hal yang sama untuk teks "Jabatan".
Jika sudah, maka untuk melihat hasilnya (preview). Pada tab Mailings pilih "Preview Result"
Gambar 10. Preview Result
Nah, maka "Nama" dan "Jabatan" akan ter-update sesuai dengan database yang telah kita buat tadi.
Gambar 11. Nama dan Jabatan telah terupdate sesuai database
Selesai...!!!!
mudah bukan?
Nah berikut merupakan bagian yang mungkin adalah aktifitas selanjutnya setelah dokumen Mail Merge telah berhasil dibuat. Entah melihat data selanjutnya, save file, atau mencetak surat.
Mohon maaf apabila saya tidak memberikan keterangan pada gambar ini karena saya rasa akan sangat mudah dipahami bagi teman-teman. Apalagi teman-teman telah berhasil membuat Surat dengan Fasilitas Mail Merge.
Demikianlah tutorial sederhana tentang cara pembuatan Surat menggunakan fasilitas Mail Merge dengan Menggunakan Microsoft Office Word dan dokumen Microsoft Office Excell sebagai basis datanya.
Semoga bermanfaat bagi teman-teman yang ingin mempelajarinya.
Salam,
Desain 2D & 3D | Sistem Informasi | IT Consultant
